FEC : Fichier des Écritures Comptables

Dans cet article

• Définition et cadre réglementaire du FEC
• Qui est concerné par le FEC ?
• Format, contenu et normes à respecter
• Comment transmettre le FEC lors d’un contrôle ?
• Sanctions et conséquences en cas d’erreur
• Bonnes pratiques pour garantir la conformité
• FAQ
• Pourquoi se faire accompagner par Nexco ?

Le FEC (Fichier des Écritures Comptables) est un document numérique essentiel pour les entreprises françaises. Depuis le 1er janvier 2014, toute entreprise tenant sa comptabilité de manière informatisée doit être en mesure de produire ce fichier en cas de contrôle fiscal. Cet article vous explique en détail ce qu'est le FEC, qui doit le produire, son contenu, et les implications légales associées.

Définition et cadre réglementaire du FEC

Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) est une obligation fiscale instaurée par l'article L47 A-I du Livre des Procédures Fiscales. Il s'agit d'un fichier informatique normalisé reprenant l'intégralité des écritures comptables d'une entreprise pour un exercice donné. Ce fichier doit être remis à l'administration fiscale dès le début d'un contrôle sur place.

Depuis le 1er janvier 2014, toutes les entreprises tenant leur comptabilité sous forme informatisée doivent être en mesure de générer un FEC conforme. Cela concerne donc une très large majorité de TPE et PME, même celles n’ayant jamais été contrôlées auparavant.

Objectifs du Fichier des Écritures Comptables FEC

• Conformité fiscale : Faciliter les contrôles fiscaux en fournissant un format de fichier standardisé.
• Transparence : Offrir une vue complète et détaillée de toutes les transactions comptables d'une entreprise.

Qui est concerné par le FEC ?

L'obligation de présentation d'un FEC concerne toute entreprise soumise à une obligation comptable, dès lors qu'elle utilise un système informatisé pour enregistrer ses opérations.

Cela inclut :

• Les entreprises individuelles et sociétés commerciales
• Les associations exerçant une activité lucrative
• Les professions libérales organisées
• Les structures soumises à l'impôt sur les sociétés (IS) ou à l'impôt sur le revenu (IR) avec BIC/BNC/BA

L’absence de transmission du FEC ou la remise d’un fichier non conforme entraîne des sanctions immédiates.

Format, contenu et normes à respecter

Le fichier doit respecter un format très strict (fichier texte codé ASCII, champ séparé par tabulation), comprenant 18 champs obligatoires selon l'annexe de l'article A47 A-1 du LPF. Parmi eux :

• Date de l’écriture
• Numéro de pièce
• Compte débit et crédit
• Libellé d’écriture
• Journal
• Montant
• Sens (D/C)

Il doit également être exporté dans une structure conforme à la nomenclature prévue, avec un nom de fichier précis (ex : FEC_SIREN_YYYYMMDD).

Format du FEC Fichier des Écritures Comptables

Le fichier doit être au format XML ou texte, respectant les spécifications techniques de l'administration fiscale.

Fichier FEC vs Grand Livre

Différences Clés

• FEC : Un fichier numérique conçu pour les contrôles fiscaux, structuré de manière à répondre aux exigences spécifiques des autorités fiscales.
• Grand Livre : Un document comptable traditionnel regroupant l'ensemble des comptes d'une entreprise, utilisé principalement pour la gestion interne et la préparation des états financiers.

Utilisation 

• FEC : Utilisé principalement lors des contrôles fiscaux.
• Grand Livre : Utilisé pour la gestion comptable quotidienne et la préparation des bilans annuels.

Comment transmettre le FEC lors d’un contrôle ?

Lors du premier jour d’un contrôle fiscal sur place, l’inspecteur demande la remise du FEC. L’entreprise dispose alors de 15 jours pour le transmettre sous forme d'un fichier sur support électronique (USB, CD, plateforme sécurisée).

Il est crucial de vérifier sa conformité en amont via l’outil "Test Compta Demat" disponible sur le site impots.gouv.fr. Un fichier non lisible ou non conforme est considéré comme non remis.

Sanctions et conséquences en cas d’erreur

Les risques liés à un FEC erroné ou inexploitable sont lourds :

• Amende de 5 000 € pour fichier non conforme
• Rejet de comptabilité
• Redressement fiscal estimatif

Dans certains cas, le contrôleur peut reconstituer le résultat imposable, sans recours possible pour l’entreprise. C'est une perte de contrôle décisive sur la défense comptable.

Bonnes pratiques pour garantir la conformité du FEC

• Tester régulièrement le FEC avec les outils officiels
• Désigner un référent comptable interne ou externe
• Faire appel à un expert-comptable pour vérification annuelle
• Documenter les journaux auxiliaires et pièces justificatives
• Sauvegarder les données comptables sur 10 ans

FAQ FEC

Qu'est-ce qu'un FEC invalide ? 

Un fichier invalide contient des erreurs de structure, de champs ou de codage. Il peut être rejeté automatiquement par le contrôleur.

Dois-je remettre le FEC si je suis en comptabilité de trésorerie ? 

Oui, car la tenue informatisée déclenche l'obligation, même en trésorerie.

Le FEC est-il obligatoire en l’absence de bénéfice ?

Oui. Le FEC est exigé quelle que soit la situation résultante de l’exercice.

Pourquoi se faire accompagner par Nexco ?

Chez Nexco, nous accompagnons les dirigeants de TPE/PME dans la mise en conformité de leurs obligations comptables, dont le FEC.

Notre accompagnement comprend :

• Vérification technique du fichier FEC
• Contrôle de cohérence et tests pré-fiscaux
• Assistance lors d’un contrôle
• Reprise comptable en cas d’anomalie

Forts de nos valeurs d’humain, de digital et de sur-mesure, nous garantissons une approche pédagogique et proactive, adaptée aux besoins réels des dirigeants d'entreprise.

Importance du FEC en Cas de Contrôle Fiscal

Le Fichier des Écritures Comptables FEC est essentiel lors d'un contrôle fiscal. Les entreprises doivent transmettre ce fichier dans les 15 jours suivant la réception de l'avis de contrôle. Il permet à l'administration de vérifier la concordance entre les déclarations fiscales et les écritures comptables.

Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) est bien plus qu’une simple formalité : il incarne le pivot du contrôle fiscal moderne. Pour les dirigeants de TPE et PME, une gestion rigoureuse et conforme du FEC est indispensable pour éviter toute sanction. En choisissant Nexco, vous bénéficiez d’un accompagnement sur-mesure, humain et digital, pour fiabiliser vos données comptables et anticiper les risques. Contactez-nous pour un audit FEC personnalisé.

Expert Comptable Paris