Déclaration d’embauche (DPAE) : le guide dirigeant

Sommaire

1. DPAE : définition, objectif et périmètre
2. Avant l’embauche : quand faire la DPAE ?
3. Qui est concerné et qui déclare ?
4. Que contient une DPAE conforme ?
5. Procédure complète : pas à pas côté dirigeant
6. Canaux de déclaration : en ligne, TESE, CEA, TESA
7. Cas particuliers fréquents (CDI, CDD, apprentis, sans NIR, étranger)
8. Accusé de réception, documents à remettre et suite de la DPAE
9. Sanctions, risques et contrôles
10. Erreurs courantes à éviter
11. Tendances 2025 → 2026 : DPAE et DSN
12. FAQ dirigeants
13. Nexco à vos côtés (humain, digital, sur-mesure)
14. Encadrés E-E-A-T et visuels suggérés

DPAE : définition, objectif et périmètre

La déclaration préalable à l’embauche, dite DPAE, est la formalité légale qui précède toute mise au travail. Elle vise à identifier l’employeur, le salarié et la date d’embauche. Elle alimente les organismes sociaux, pour sécuriser droits et obligations. Elle s’applique quel que soit le type de contrat, durée et horaire compris. Elle s’impose avant la première heure travaillée.

La DPAE a remplacé la DUE. Elle regroupe plusieurs démarches en une seule. Elle couvre notamment l’immatriculation, la médecine du travail et des informations préalables. Elle crée une traçabilité opposable en cas de contrôle. Elle constitue un rempart contre le travail dissimulé. Elle fluidifie ensuite l’onboarding RH et la paie.

Avant l’embauche : quand faire la DPAE ?

La DPAE se transmet avant l’embauche, et au plus tôt huit jours avant la date prévue. Ce repère évite les envois trop précoces et les oublis de dernière minute. La règle est simple : déclarer dès que l’embauche est certaine, sans dépasser l’instant précédant l’entrée en poste. Un envoi tardif expose à des pénalités administratives. Il peut déclencher un risque pénal si l’omission est intentionnelle. En pratique, on intègre la DPAE à la check-list recrutement dès l’acceptation de l’offre.

Qui est concerné et qui déclare ?

Sont concernés les employeurs du régime général et du secteur agricole. Les embauches occasionnelles du spectacle passent par le Guso. Les associations peuvent utiliser le CEA. Les TPE et PME du régime général utilisent le portail en ligne dédié. L’employeur déclare pour tout salarié, y compris à temps partiel. Les particuliers employeurs disposent d’outils spécifiques selon leur cas. Pour l’agricole, la MSA pilote la procédure.

Que contient une DPAE conforme ?

Une DPAE comporte l’identité de l’employeur et de l’établissement. Elle mentionne le Siret ou une liasse temporaire si l’immatriculation est en cours. Elle précise le code APE, l’adresse, et le service de santé au travail. Elle identifie le salarié, sa filiation civile et, si disponible, son numéro de Sécurité sociale. Elle fixe la date et l’heure d’embauche prévisibles. Elle décrit la nature et la durée du contrat, avec période d’essai pour les contrats longs. Ces éléments permettent l’aiguillage automatique vers les organismes compétents.

Procédure complète : pas à pas côté dirigeant

Le dirigeant synchronise la DPAE avec la signature du contrat. Dès l’accord final, il prépare les données d’état civil et d’établissement. Il choisit le canal de déclaration et saisit les champs requis. Il valide la transmission et conserve l’accusé. Il remet au salarié la copie de la DPAE ou un contrat mentionnant l’organisme destinataire. Il programme la visite d’information et de prévention lorsque nécessaire. Il aligne ensuite les paramétrages paie et l’accès aux outils internes.

La DPAE s’intègre dans un processus standard. On utilise une fiche contrôle RH, avec responsables nommés. On centralise le Siret, l’APE et les coordonnées du service de santé. On vérifie le RIB employeur et le code établissement bancaire. On anticipe l’affiliation, notamment pour une première embauche. On trace chaque étape, pour répondre à une éventuelle demande de l’Urssaf ou de l’inspection du travail.

Canaux de déclaration : en ligne, TESE, CEA, TESA

La voie la plus simple reste la déclaration en ligne sur le portail officiel. Elle donne un accusé immédiat et limite les erreurs. Le TESE simplifie toutes les formalités pour les entreprises éligibles. Le CEA rend ces démarches accessibles aux associations. Le TESA couvre les besoins du secteur agricole. Ces dispositifs incluent la DPAE par construction. Ils évitent les doublons, et centralisent les justificatifs attendus.

En cas d’embauches multiples, la télétransmission s’impose. Au-delà d’un volume élevé annuel, l’électronique devient obligatoire. Elle garantit réception et traçabilité. Elle facilite aussi les envois groupés, avec des contrôles intégrés. Les dirigeants conservent ainsi un historique clair par établissement.

Cas particuliers fréquents (CDI, CDD, apprentis, sans NIR, étranger)

En CDI, la DPAE suit la règle générale, sans spécificité. En CDD, on renseigne la durée et la période d’essai prévue. Pour un apprenti, la DPAE précède l’enregistrement du contrat. Pour un salarié sans numéro de Sécurité sociale au jour J, l’employeur déclare quand même. Il invite ensuite le salarié à demander son immatriculation. La DPAE ne se bloque pas sur l’absence de NIR.

Pour un salarié étranger, l’employeur vérifie le droit au travail en amont. La DPAE ne remplace pas cette vérification. Elle enregistre l’embauche une fois les autorisations vérifiées. En multi-employeurs, chaque employeur déclare l’embauche qui le concerne. En temps partiel, la DPAE suit le droit commun. En télétravail, on rattache la déclaration à l’établissement d’affectation. Pour l’intérim, c’est l’entreprise de travail temporaire qui déclare ses salariés.

Accusé de réception, documents à remettre et suite de la DPAE

Après envoi, l’employeur conserve l’accusé. Il en remet copie au salarié à l’embauche. À défaut, le contrat écrit mentionnant l’organisme destinataire suffit. L’entreprise organise la visite d’information et de prévention, selon le poste. Elle informe le salarié de ses droits collectifs et des dispositifs d’épargne. Elle met à jour le registre du personnel et les fiches d’établissement. Elle prépare l’accès aux outils, badges et protections nécessaires.

La DPAE déclenche aussi des flux techniques. Elle alerte la médecine du travail. Elle alimente la pré-établissement des déclarations sociales. Elle facilite l’immatriculation du salarié si le NIR existe déjà. Elle crée une cohérence entre RH, paie et conformité. Elle évite les blocages en fin de mois sur la DSN.

Sanctions, risques et contrôles

L’absence de DPAE ou un envoi tardif entraîne des conséquences. La régularisation des cotisations intervient côté Urssaf. Une pénalité administrative forfaitaire par salarié peut s’appliquer. En cas d’omission intentionnelle, on bascule vers le travail dissimulé. Les peines pénales deviennent alors lourdes. Elles cumulent amendes et, pour les personnes physiques, l’emprisonnement. Au civil, les rappels et majorations s’ajoutent. Le coût global dépasse de loin le temps gagné par un oubli.

Le contrôle porte sur la date d’embauche réelle. Une preuve de mise au travail avant la DPAE fragilise l’employeur. Les échanges mails, la remise de badge ou la présence sur site peuvent suffire. Les inspecteurs recoupent planning, registre et témoignages. Le risque se partage entre l’établissement et le siège. La prévention passe par une gouvernance RH précise, outillée et traçable.

Erreurs courantes à éviter

La première erreur est de déclarer trop tard. La seconde est de déclarer avec des données incomplètes. La troisième est de multiplier les canaux sans coordination. La quatrième est d’oublier l’accusé dans le dossier salarié. La cinquième est de confondre DPAE et contrat, puis de négliger la visite d’information et de prévention. Toutes se corrigent par des standards simples. On nomme un responsable, on bloque un créneau quotidien, on suit une check-list unique.

Autre piège : penser que la DPAE se substitue à tout. Elle ne remplace pas la vérification du droit au travail. Elle n’exonère pas des obligations d’affichage et d’information. Elle n’efface pas les règles de période d’essai. Elle ne remplace pas la tenue du registre du personnel. Elle s’insère dans un ensemble cohérent de gestes RH.

Tendances 2025 → 2026 : DPAE et DSN

La dématérialisation progresse. Les portails officiels concentrent la DPAE. À compter de 2026, un signalement DSN doit permettre d’accomplir l’obligation pour certaines situations. Les éditeurs de paie intègrent déjà ce jalon. Les dirigeants gagnent en automatisation et en contrôle. Ce mouvement rapproche recrutement et déclarations sociales en un flux continu.

La convergence avec la DSN réduit les doubles saisies. Elle fiabilise la donnée employeur. Elle sécurise la date d’embauche et le rattachement établissement. Elle améliore la coordination avec la médecine du travail. Elle facilite la conformité pour les entreprises multisites. Elle ne dispense pas des contrôles internes. Elle exige des processus robustes et des responsabilités claires.

FAQ dirigeants

La DPAE est-elle obligatoire pour toutes les embauches ?

Oui, elle précède toute mise au travail salariée, quelle que soit la nature du contrat. Elle s’impose au régime général et au secteur agricole. Des dispositifs dédiés intègrent la DPAE par défaut, comme le TESE, le CEA ou le TESA.

Quel est le délai exact pour faire la DPAE ?

La DPAE se transmet avant l’embauche, au plus tôt huit jours avant la date prévue. L’envoi tardif expose à une pénalité administrative et à un risque pénal en cas d’intention frauduleuse. Le bon réflexe est d’intégrer la DPAE dès l’acceptation de l’offre.

Comment faire si le salarié n’a pas encore de numéro de Sécurité sociale ?

Vous déclarez quand même le salarié. La DPAE n’exige pas le NIR pour exister. Le salarié demande ensuite son immatriculation. La relation de travail peut démarrer une fois la DPAE transmise.

Faut-il remettre la DPAE au salarié ?

Oui, vous remettez une copie de la DPAE ou un contrat écrit mentionnant l’organisme destinataire. Cette remise figure dans le dossier salarié. Elle prouve la conformité en cas de contrôle.

Quelles sont les sanctions en cas d’absence de DPAE ?

L’Urssaf peut régulariser les cotisations. Une pénalité administrative forfaitaire par salarié s’applique. En cas d’intention, l’infraction relève du travail dissimulé. Les peines pénales deviennent alors sévères, avec amendes lourdes et emprisonnement.

La DPAE remplace-t-elle la vérification du droit au travail ?

Non. La vérification du titre de séjour ou de l’autorisation de travail reste à part. Elle intervient avant la DPAE. Les deux exigences se cumulent. Elles sécurisent ensemble l’embauche.

Puis-je annuler ou corriger une DPAE ?

Vous pouvez corriger des erreurs par une nouvelle déclaration et un contact avec le support dédié. L’important est de garder la traçabilité. Agissez vite si la date d’embauche change. Conservez tous les accusés et échanges.

Les cas d’intermittents du spectacle et d’intérim sont-ils à part ?

Oui. Les intermittents occasionnels passent par le Guso. Pour l’intérim, c’est l’entreprise de travail temporaire qui déclare ses salariés. Pour l’agricole, on suit la MSA et, si possible, le TESA.

Chez Nexco, nos experts-comptables diplômés et nos juristes en droit social sécurisent vos embauches. Nous cadrons votre processus DPAE de bout en bout. Nous paramétrons vos outils RH et paie pour réduire les risques. Nous formons vos équipes aux délais et aux cas particuliers. Nous mettons en place des check-lists simples, traçables et adaptées à vos sites. Notre approche est humaine, digitale et sur-mesure. Contactez-nous pour un audit express de vos pratiques d’embauche.

Sources utilisées

— Service public, « Procédure et formalités d’embauche » : DPAE obligatoire, contenu, remise au salarié, sanctions.

— Service public, « DPAE en ligne » : la DPAE a remplacé la DUE et regroupe plusieurs démarches.

— Code du travail : article L1221-10 et articles R1221-1 à R1221-9 (délais, mentions, transmission).

— Urssaf, « Déclaration préalable à l’embauche » : principe, délai « au plus tôt huit jours ».

— Net-entreprises / DSN : signalement d’embauche via DSN à compter de 2026.