DPAE URSSAF

Sommaire/Plan détaillé

• Définition et fondements légaux de la DPAE
• Enjeux sociaux : pourquoi la déclaration est indispensable
• Périmètre : contrats, publics et exceptions
• Calendrier et modes de transmission (en ligne, DSN, TESE…)
• Contenu de la déclaration : données à renseigner
• Accusé de réception, archivage et contrôle
• Sanctions pénales, financières et réputationnelles
• Tendances chiffrées 2024-2025
• Bonnes pratiques Nexco pour une conformité « zéro faute »
• FAQ
• Pourquoi Nexco ?

Définition et fondements légaux de la DPAE

Créée par la loi du 31 décembre 1991 et codifiée à l’article L1221-10 du Code du travail, la DPAE est la formalité unique qui, en une transmission, immatricule le salarié à la Sécurité sociale, le déclare auprès de l’assurance-chômage, sollicite la visite médicale d’embauche, calcule l’assujettissement éventuel au régime d’assurance de retraite complémentaire, signale l’embauche à la médecine du travail et déclenche l’immatriculation de l’employeur s’il est nouveau. Elle doit parvenir à l’Urssaf au plus tôt huit jours avant l’entrée en fonction et impérativement avant la première minute de travail effectif Entreprendre.

Pourquoi la DPAE est obligatoire

Au-delà d’une pure démarche administrative, la déclaration sécurise la couverture sociale du salarié, permet à l’État de suivre statistiquement le marché du travail et protège l’employeur contre toute présomption de travail dissimulé. Sans DPAE, l’embauche est réputée occulte ; l’inspection du travail peut requalifier la situation en travail illégal et déclencher, en application de l’article L8224-1, jusqu’à trois ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende Ministère du Travail.

Périmètre : qui est concerné, quelles exceptions ?

Sont visés tous les salariés du régime général, quels que soient la durée et le type de contrat (CDI, CDD, contrat de chantier, intermittence, alternance, jeunes de moins de seize ans sous conditions). Seuls échappent à la procédure classique les employeurs qui recourent aux dispositifs simplifiés TESE, CEA ou TEE, ainsi que certains particuliers employeurs et la MSA pour le secteur agricole, lesquels disposent de canaux dédiés intégrant la DPAE.

Calendrier et modes de transmission

Le dépôt électronique via le portail urssaf.fr est devenu la norme ; il est obligatoire dès que l’entreprise a réalisé plus de cinquante DPAE l’année civile précédente Entreprendre. La saisie peut aussi être réalisée en EDI (flux CFT) par un logiciel de paie, et, depuis 2025, elle s’interface avec la Déclaration Sociale Nominative ; le « signalement DPAE » deviendra le canal unique en 2026 (norme P26V01) Net-Entreprises. Le formulaire Cerfa 14738*01 papier reste toléré pour les micro-employeurs qui n’ont ni connexion Internet ni volume significatif d’embauches, mais Nexco recommande la voie dématérialisée pour bénéficier d’une preuve d’envoi horodatée.

Contenu de la déclaration

Les rubriques se divisent entre informations employeur (Siret, code APE, effectif) et salarié (identité, numéro de sécurité sociale ou critère d’immatriculation, date et heure d’embauche, type et durée du contrat, rémunération prévisionnelle). La DPAE encapsule aussi la demande de première visite médicale, ce qui évite une formalité supplémentaire. Nexco vérifie systématiquement la cohérence des champs pour écarter les rejets automatiques de l’Urssaf.

Accusé de réception, archivage et contrôle

L’Urssaf délivre immédiatement un recepissé avec un numéro d’enregistrement. Ce justificatif doit être conservé cinq ans et présenté à toute réquisition de l’inspection du travail, du fisc ou des organismes sociaux. À défaut, la preuve du dépôt repose sur l’employeur ; Nexco intègre les accusés dans un coffre-fort numérique qui garantit l’inaltérabilité des données.

Sanctions en cas d’omission ou d’erreur

Outre les sanctions pénales déjà évoquées, chaque DPAE manquante entraîne une pénalité administrative de 1 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale (368 € en 2025) par salarié. En cas de récidive, l’employeur s’expose à la fermeture temporaire de l’établissement et au remboursement des exonérations de cotisations. La jurisprudence rappelle que la bonne foi ne suffit pas : une erreur de numéro de sécurité sociale, par exemple, ne suspend pas l’obligation de déclaration.

Tendances chiffrées 2024-2025

Selon le baromètre Urssaf, les DPAE de plus d’un mois (hors intérim) ont reculé de 5,3 % en 2024, tandis que les CDI ont chuté de 4,0 % Urssaf. Au premier trimestre 2025, la tendance s’est stabilisée, marquant une hausse de 2 % sur douze mois Urssaf. Les services, particulièrement la restauration, demeurent le premier pourvoyeur de déclarations, alors que l’industrie en génère moins de 8 %.

Bonnes pratiques pour une conformité « zéro faute »

Nexco pré-paramètre vos logiciels de paie pour générer automatiquement la DPAE dès la validation du contrat, il vérifie la validité du NIR via l’INSEE, s’assure que l’horodatage précède toujours la prise de poste, déclenche la visite médicale dans les trois mois et archive les accusés dans un cloud sécurisé certifié HDS. Cette approche digitale, mais toujours pilotée par un expert-comptable humain, illustre nos valeurs : humain, digital, sur-mesure.

FAQ

La DPAE est-elle obligatoire pour un CDD d’un jour ?

Oui : la durée du contrat n’a aucune incidence ; toute relation salariée ouvre droit à couverture sociale et doit donc être déclarée, même pour quelques heures.

La déclaration suffit-elle pour la médecine du travail ?

La DPAE déclenche la demande ; c’est ensuite à l’employeur de convoquer le salarié à la visite d’information et de prévention dans les trois mois suivant l’embauche.

Puis-je annuler une DPAE si l’embauche ne se fait pas ?

Oui, il suffit d’émettre une déclaration d’annulation via le même canal avant la date théorique d’embauche ; l’Urssaf purge alors le dossier.

Que se passe-t-il si j’emploie un mineur ?

La DPAE reste obligatoire ; vous devez en outre joindre l’autorisation parentale et respecter les règles d’âge, de durée du travail et de salaire spécifiques.

La DSN remplacera-t-elle vraiment la DPAE ?

Oui : le « signalement DPAE » en DSN sera généralisé en 2026, mais il s’agit d’un changement de canal, pas d’une suppression de l’obligation.

Pourquoi Nexco ?

Parce que confier votre DPAE à Nexco, c’est déléguer un risque à un cabinet expert-comptable qui conjugue accompagnement humain, automatisation digitale et solutions sur-mesure ; vous gagnez du temps, éliminez les pénalités et sécurisez vos données.

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