Facture acquittée : Définition et Utilité

Définition : Qu'est-ce qu'une Facture Acquittée ?

Une facture acquittée est une facture classique sur laquelle le fournisseur a apposé la mention "acquittée". Cette mention indique que le paiement de la facture a été entièrement reçu et que la dette est donc réglée. Ce document comptable sert de preuve que le client a payé l'intégralité du montant dû pour une transaction.

Pourquoi Faire des Factures Acquittées ? Est-ce une Obligation ?

Bien que la facture acquittée soit un document comptable important, elle n'est pas une obligation légale. En effet, aucun texte de loi n'exige qu'une facture soit acquittée. Cependant, elle reste très utile pour plusieurs raisons :

• Preuve de Paiement : Elle permet de justifier le règlement de la facture, ce qui peut être exigé par des organismes financiers ou lors de contrôles fiscaux.
• Gestion de la Trésorerie : Elle aide à suivre les paiements reçus et à gérer efficacement la trésorerie de l'entreprise.
• Sécurité Juridique : En cas de litige, elle constitue une preuve tangible que la transaction a été réglée.

Quand et Comment Faire une Facture Acquittée ?

Conditions pour Acquitter une Facture

1. Réception du Paiement : Le fournisseur doit s'assurer que le paiement a bien été reçu et crédité sur son compte bancaire.
2. Mentions Obligatoires : La facture acquittée doit comporter certaines mentions obligatoires :
   • La mention "acquittée" clairement affichée.
   • La date du paiement.
   • Le mode de règlement (virement, chèque, espèces).
   • La signature de l'entreprise.

Exemple de Mention

"Facture acquittée le 25 janvier 2023 par chèque n° 234 48773 038 du Crédit Agricole."

Démarche pour Acquitter une Facture

1. Vérification du Paiement : Assurez-vous que le paiement a bien été reçu.
2. Apposition de la Mention : Ajoutez la mention "acquittée" avec les détails du paiement sur la facture originale.
3. Envoi au Client : Envoyez une copie de la facture acquittée au client pour l'informer que le paiement a bien été reçu.

Valeur Juridique d’une Facture Acquittée

La facture acquittée possède une valeur juridique en tant que preuve de paiement. L'article 1353 du Code civil précise que "celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement ou le fait qui a produit l’extinction de son obligation." Ainsi, une facture acquittée peut servir de preuve dans tout litige commercial concernant le règlement d'une dette.

Intérêt d’une Facture Acquittée pour la Gestion de l’Entreprise

Transparence et Traçabilité

Une facture acquittée permet d'établir une trace claire de chaque transaction commerciale. Elle offre une vision détaillée des produits ou services fournis, des quantités, des prix et des conditions de paiement, ce qui facilite un suivi précis du flux de trésorerie.

Suivi des Flux de Trésorerie

La transparence apportée par les factures acquittées aide à suivre les entrées et sorties de trésorerie, ce qui est essentiel pour la santé financière de l'entreprise. Cela permet une gestion proactive des liquidités et aide à prendre des décisions éclairées en matière d'investissements, d'emprunts et de paiements fournisseurs.

Preuve en Cas de Litige

En cas de litige avec un client ou un fournisseur, la facture acquittée constitue une preuve tangible des termes convenus et de la réception du paiement, facilitant ainsi la résolution des différends.

Exigence pour le Financement et les Aides

Les institutions financières et les organismes de subventions peuvent exiger des preuves de paiement pour accorder des financements ou des aides. Une facture acquittée peut servir de justificatif pour démontrer la capacité financière de l'entreprise.

Alternatives pour Prouver le Paiement sans Facture Acquittée

Relevé Bancaire

Un relevé bancaire peut servir de preuve de paiement. Il montre le débit ou le crédit correspondant au règlement de la facture.

Justificatif de Virement

Pour les paiements par virement bancaire, un justificatif de virement peut être obtenu auprès de la banque.

Talon de Chèque

Pour les paiements par chèque, le talon du chèque ou un relevé de compte bancaire peut servir de preuve.

Comment Obtenir une Facture Acquittée ?

En général, c'est le client qui demande une facture acquittée à son fournisseur. Certains secteurs, comme le bâtiment, demandent régulièrement des factures acquittées pour faciliter la gestion de la comptabilité. Pour obtenir une facture acquittée, le client peut contacter le fournisseur et fournir la preuve du paiement.

La facture acquittée est un outil précieux dans la gestion comptable et financière des entreprises. Bien qu'elle ne soit pas obligatoire, elle offre de nombreux avantages en termes de transparence, de traçabilité et de sécurité juridique. En cas de litige ou de besoin de justificatif pour des financements, elle constitue une preuve tangible de paiement. Ainsi, il est recommandé aux entreprises de bien comprendre son utilisation et ses implications pour optimiser leur gestion financière.

FAQ

Comment recouvrer le montant des factures non acquittées ? 

Pour les créances inférieures à 4 000 euros, un commissaire de justice peut inciter le client à payer. Au-delà de ce seuil, il faut saisir un juge.

Comment réagir face aux impayés ? 

Commencez par une relance amiable, puis une mise en demeure. Si nécessaire, faites appel à des professionnels du recouvrement.

Qu’est-ce qu’une facture d’acompte ? 

C'est une facture prouvant le versement d'un acompte par le client, généralement une partie du montant total de la transaction.