Facture électronique 2026 : obligations et délais

Sommaire

1. Pourquoi la facture électronique s’impose en 2026
2. Qui est concerné : champ d’application et exceptions
3. Obligations 2026 : réception pour tous, émission par vagues
4. Délais et jalons : calendrier opérationnel à retenir
5. PPF, PDP, OD : choisir son circuit sans se tromper
6. Formats acceptés (Factur-X, UBL, CII) et données indispensables
7. E-reporting : ce qui n’est pas e-facture… mais reste à déclarer
8. Mentions, statuts et vie d’une facture : du “Émise” à “Payée”
9. TVA et contrôles : éviter les rejets et les écarts
10. Archivage 10 ans, piste d’audit fiable et sécurité
11. Impacts SI : ERP, achats, ventes, trésorerie et recouvrement
12. Plan d’action Nexco en 90 jours
13. Erreurs courantes à éviter
14. FAQ 2026
15. Encadrés E-E-A-T et visuels suggérés
16. Nexco à vos côtés

Pourquoi la facture électronique s’impose en 2026

La facture électronique n’est pas un simple PDF ; c’est un message structuré normalisé, lisible par les systèmes comptables. L’objectif est double : lutte anti-fraude TVA et automatisation des processus. Pour l’entreprise, c’est l’occasion de réduire les saisies manuelles, les litiges et le DSO (délai moyen d’encaissement), tout en fiabilisant la donnée.

Qui est concerné : champ d’application et exceptions

Sont visées les entreprises assujetties à la TVA qui facturent en B2B domestique. Ne sont pas dans le périmètre e-invoicing (mais relèvent de l’e-reporting) :

– les ventes B2C ;

– les opérations intracommunautaires et export ;

– certains régimes spécifiques (autoliquidation à bien paramétrer).

Les micro-entreprises et professions libérales sont concernées par la réception dès 2026, même si l’émission arrive plus tard selon la taille.

Obligations 2026 : réception pour tous, émission par vagues

En 2026, toutes les entreprises doivent être joignables et recevoir les e-factures B2B domestiques via le Portail Public de Facturation (PPF) ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).

L’émission devient obligatoire par étapes : d’abord les grandes entreprises, puis les ETI, puis les PME/TPE. La logique est de débuter en 2026 pour les plus grandes et de généraliser ensuite. En pratique, anticipez une montée en charge jusqu’en 2027–2028 pour l’ensemble du tissu économique.

Délais et jalons : calendrier opérationnel à retenir

Pour piloter sans stress, cadrez vos J-x :

– T4 2025 : choix du circuit (PPF seul ou PDP), état des données (SIRET, TVA, IBAN, adresses), premiers tests Factur-X/UBL/CII.

– T1 2026 : inscription/référencement, réception prête (tests réels avec 3 fournisseurs).

– T2–T3 2026 : bascule émission si vous êtes grande entreprise/ETI ; sinon, pilote restreint.

– T4 2026 → 2027 : élargissement périmètre, e-reporting industrialisé, baisse des rejets < 1 %.

– 2027–2028 : généralisation émission pour PME/TPE, optimisation continue (DSO, litiges, lettrage).

PPF, PDP, OD : choisir son circuit sans se tromper

Trois acteurs structurent le dispositif :

PPF : portail public qui route, contrôle et centralise les données TVA ; il tient le répertoire des destinataires.

PDP : plateforme immatriculée qui gère la conversion, les contrôles enrichis, les statuts et peut offrir l’e-archivage probant.

OD : opérateur de dématérialisation non immatriculé, qui produit/consomme les formats et se connecte au PPF ou à une PDP.

Comment trancher ?

– PPF seul : conformité essentielle à moindre coût, idéal si SI simple et faible volumétrie.

– PDP : recommandée si multi-ERP, flux volumiques ou besoin de contrôles avancés, workflows et tableaux de bord.

– OD + PDP : pour intégrer finement vos outils (ERP, achats, ventes, SCM) et sécuriser la scalabilité.

Formats acceptés (Factur-X, UBL, CII) et données indispensables

La France accepte trois formats conformes à EN 16931 :

Factur-X (PDF + XML embarqué), UBL (XML largement diffusé) et CII (UN/CEFACT).

Plus que le format, comptez sur la qualité des données : SIREN/SIRET, n° TVA, adresses, IBAN, références de commande, conditions de paiement, codes TVA, bases imposables, taux, montants, nature d’opération (livraison/prestation), avoir avec rattachement à la facture d’origine.

Astuce : nettoyez le référentiel clients/fournisseurs avant tout test — 80 % des rejets viennent d’identifiants ou de codes TVA incohérents.

E-reporting : ce qui n’est pas e-facture… mais reste à déclarer

Les ventes B2C, intracom et export n’entrent pas dans l’e-invoicing B2B domestique ; elles alimentent un e-reporting périodique. Le contenu et la cadence s’alignent sur la montée en charge 2026→2028. Vous transmettrez les totaux et détails requis via votre PDP ou le PPF. Le bon réflexe : taguer chaque opération (B2B/B2C, FR/UE/Hors UE) dès l’ERP pour éviter les oublis.

Mentions, statuts et vie d’une facture : du “Émise” à “Payée”

Outre les mentions légales classiques (identité, dates, lignes, TVA, échéance), la e-facture véhicule des statuts normalisés : Émise → Transmise → Reçue → Acceptée/Refusée → Mise en paiement → Payée/Acquittée.

Ces statuts pilotent le réel : pénalités de retard, relances, prévisions de trésorerie. Une facture Refusée/Rejetée (motif : incohérence TVA, identifiant destinataire, totaux) est juridiquement non reçue : sans correction, pas d’échéance, pas de paiement.

TVA et contrôles : éviter les rejets et les écarts

Trois pièges fréquents :

1. Base/taux incohérents (exonérations sans motif, taux inadaptés) → rejet immédiat.
2. Autoliquidation mal indiquée (BTP, import, opérations particulières) → mention explicite exigée (article, nature).
3. Avoirs/acompte mal reliés → décalage de TVA collectée/déduite, litiges à la clé.

Bonnes pratiques : gouverner un catalogue de codes TVA, verrouiller les règles par type d’opération, tracer les liens facture-acompte-avoir, et rapprocher statuts ↔ banque.

Archivage 10 ans, piste d’audit fiable et sécurité

Conservez vos factures 10 ans au minimum. L’intégrité et l’authenticité s’assurent par la piste d’audit fiable et/ou les mécanismes PPF/PDP (horodatage, scellement). Documentez qui fait quoi, quand, avec quelles preuves (commande, livraison, facture, paiement).

Côté sécurité et RGPD : maîtrisez les habilitations, la journalisation, la séparation test/prod, la continuité d’activité (plan B si indisponibilité plateforme) et la portabilité des archives.

Impacts SI : ERP, achats, ventes, trésorerie et recouvrement

– ERP/Ventes : générer Factur-X/UBL/CII, alimenter le répertoire, publier les statuts, gérer rejets et avoirs.

– Achats : ingestion e-factures, PO-matching, règles d’acceptation/refus, intégration au workflow de validation.

– Trésorerie/Recouvrement : synchroniser statuts avec prévisions de cash, automatiser relances, réduire le DSO.

– Contrôle de gestion : capter les données lignes pour l’analytique (familles d’achats, remises, délais fournisseurs).

– Conformité : restituer preuves en cas de contrôle ; produire un FEC cohérent avec les flux e-invoicing/e-reporting.

Plan d’action Nexco en 90 jours

Jours 1–15 : Cadrage

Cartographie flux (B2B/B2C, FR/UE/Hors UE), volumétrie, risques. Choix PPF/PDP, gouvernance et RACI (qui décide/valide/exécute). Diagnostic données (SIRET/TVA/IBAN, adresses).

Jours 16–45 : Paramétrage

Nettoyage référentiels, création codes TVA, modèles Factur-X/UBL/CII. Connexions PPF/PDP/OD, règles statuts et rejets.

Jours 46–75 : Pilote

3 clients + 3 fournisseurs, du “Émise” au “Payée”. Mesures : taux de rejet, délais d’acceptation, écarts TVA, litiges.

Jours 76–90 : Déploiement

Généralisation, formation ADV/achats/compta, e-reporting périodique, tableau de bord (rejets < 1 %, DSO ↘, litiges ↘). Mise à jour piste d’audit et PCA.

Erreurs courantes à éviter

– Confondre PDF et e-facture : un PDF seul n’est pas conforme.

– Lancer l’émission sans tester la réception : commencez par recevoir.

– Reporter le nettoyage des données : 80 % des rejets sont évitables.

– Oublier l’e-reporting (B2C/international) : trous dans la raquette TVA.

– Sous-former les équipes : sans consignes, elles recréent du papier.

– Ignorer l’archivage et la piste d’audit : conformité fragile, contrôles pénibles.

FAQ 2026

Une facture PDF envoyée par e-mail est-elle conforme ?

Non. Il faut un format structuré (Factur-X, UBL, CII) transmis via PPF ou PDP.

Suis-je obligé d’émettre en 2026 ?

Vous devez recevoir dès 2026. L’émission démarre d’abord pour les grandes entreprises et les ETI, puis pour les PME/TPE lors de la généralisation.

Dois-je choisir une PDP ?

Pas forcément. Le PPF suffit pour la conformité de base. Une PDP apporte des contrôles renforcés, une interopérabilité SI et souvent un e-archivage probant.

Quels formats privilégier ?

Factur-X si vous voulez un PDF lisible + données structurées. UBL ou CII pour des échanges machine-à-machine et des volumes élevés.

Comment traiter les ventes B2C et export ?

Elles passent en e-reporting périodique (via PPF/PDP), pas en e-invoicing B2B domestique.

Faut-il signer électroniquement les e-factures ?

Pas nécessairement. La conformité repose sur intégrité, authenticité, piste d’audit et contrôles des plateformes.

Quelle durée d’archivage ?

10 ans au minimum, avec garanties de lisibilité, intégrité et restitution.

Que faire en cas de rejet ?

Corriger le motif (identifiant, TVA, totaux, format) et réémettre. Sans correction, la facture n’est pas juridiquement reçue.

Les acomptes et avoirs sont-ils électroniques aussi ?

Oui. Acompte et avoir sont des e-pièces avec rattachement obligatoire à la facture concernée.

Quel bénéfice opérationnel attendre ?

Moins de saisies, moins de litiges, un DSO plus bas, des prévisions de trésorerie plus fiables et une traçabilité accrue.

Sources utiles

— Cadre national de la facturation électronique B2B et e-reporting, socle EN 16931.

— Rôle du Portail Public de Facturation (PPF), des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) et des Opérateurs de Dématérialisation (OD).

— Réception obligatoire pour toutes les entreprises à compter de 2026 ; émission séquencée par taille d’entreprise, généralisation 2026 → 2027/2028.

— Formats acceptés : Factur-X, UBL, CII ; mentions TVA et cas d’autoliquidation.

— Archivage 10 ans, piste d’audit fiable, gestion des statuts (Émise/Transmise/Reçue/Acceptée/Mise en paiement/Payée).

Nexco à vos côtés

Chez Nexco, nous transformons l’obligation en levier : cartographie de vos flux, choix PPF/PDP, nettoyage de données, paramétrage formats/codes TVA, pilote end-to-end jusqu’au statut Payée, e-reporting et e-archivage. Notre approche est humaine, digitale et sur-mesure. Besoin d’un plan d’action en 30 jours et d’un pilote sécurisé ? Parlons-en.